PROJELERDE PERFORMANS ÖLÇÜMÜ

Projelerin hedeflerine ulaşması ve başarıyla tamamlanabilmesi için; tüm süreçlerde gerçekleştirilen çalışmaların, sayısal hedefler bazında ölçülebilmesi ve değerlendirilebilmesi önemlidir. Bunun için ürünle ilgili kalite performansı hedeflerinin yanında; planlama sürecine ait, onaylı proje süresi ve proje bütçe hedeflerinin de belirlenen seviyelerde tamamlanmış olması, başarının göstergesidir.
Projeyle ilgili performans ölçümlerine, 1967 yılında ilk defa savunma sanayiinde başlandığını görüyoruz. Amerikan Savunma Bakanlığı’nın “Maliyet/Programlama Kontrol Sistem Kriterleri” başlığı altında yaptığı çalışma performans ölçümünün dünyada yerini almasını sağlamıştır.
 1969 yılında PMI (Project Management Institute)’ın kurulması ve bu sistemi sahiplenmesi,
 1980’ler sonunda “Earned Value Management” adı ile performans ölçüm yönteminin tanınması,
 1991’de yöntemin kullanılarak, donanma programının (A-12 Avenger II) yapılamayacağının görülmesi,
 2000’li yılların başından itibaren EVA (Earned Value Analysis) metodunun proje performans ölçümünde, öncelikle Amerika’da ve daha sonra Avrupa ve diğer ülkelerde zorunlu hale gelmesi,
aşamaları da, projelerde performans ölçümünün tüm dünyada ve hatta ülkemizde de önem kazanmasına yol açmıştır.
Performans ölçümünde amaç, projeyi tamamlamak için yapılan planlama dokümanlarındaki değerlerle gerçekleşen değerleri karşılaştırmak ve sonuçta bir performans endeksi bulmaktır. Performansı ölçebilmek için yararlanacağımız planlama dokümanları; proje kapsamına yönelik olarak hazırlanmış iş listesi (İş kırılım Yapısı/Work Breakdown Structure) baz alınarak yapılmış, iş programı ve zaman fazlı bütçe tablosudur (Cost Baseline). Onaylanmış olan bu dokümanlar dikkate alınarak; performans analizi yaptığımız günkü, öngördüğümüz % ilerleme değeri bulunmalıdır.
Kazanılmış Değer Analizi, planlanan ve gerçekleşen kıyaslamasına dayandığından, yürütme sürecinin herhangi bir anında yapılan bir analizdir. Bu yüzden, performansın ölçüleceği anda elde edilen iş miktarını (gerçekleşen % ilerleme) bulabilmek en önemli beklentidir. Bu miktarı bulmak, proje yöneticisi ile birlikte hedefe yürüyen “Uzmanların (Proje Lideri)” görevidir. Konularının uzmanı oldukları için, yapılan işin ne kadarının tamamlandığını en doğru şekilde onlar görecektir.
Bunun yanında yürütme sürecinde, gerçekleşen maliyet değeri elde etmek amacıyla “Gerçek Maliyet (Actual Cost)” değeri olarak, analizi yaptığımız günkü tahakkuk eden kaynakların (insan/işgücü/malzeme/ekipman) maliyetlerini belgelemek de gereklidir. Bu amaçla fatura, hakkediş gibi belgeler de yine uzmanlar tarafından çok sıkı takip edilmelidir.
PMI’ın yayınladığı PMBOK kitabına göre; planlanan ile gerçekleşen değerlerin birimi “para” olarak alınmıştır (TL/USD/Euro vbg.). Bunun için de planlanan ve gerçekleşen iş değerleri % olarak alınmasına rağmen, para birimi ile çarpılarak sonuca ulaşılmaktadır. Üretim sektörü açısından bu değerleri bulmak kolay olsa da, bütçe ve/veya para önemli bir kısıt olmayan sektörlerde (Hizmet/IT vbg.) bu değerleri sayısal olarak hesaplamak daha doğru görünmektedir.
Analizi yapabilmek için, dört önemli değeri bilmek gereklidir:

1. Planlanan Değer (Planned Value/İş Programına göre Bütçelenen Değer)
2. Kazanılan Değer (Earned Value/Elde Edilen İş Miktarına göre Bütçelenen Değer)
3. Gerçek Maliyet (Actual Cost/Elde Edilen İş Miktarına göre Gerçek Maliyet)
4. Planlanan Bütçe (Budget at Completion/Planlanan ve Onaylı Bütçe)

 Kazanılan Değer ile Planlanan Değeri karşılaştırarak, iş programındaki performans endeksimizi belirleyebiliriz (SPI/ZPE).
 Kazanılan Değer ile Gerçek Maliyeti karşılaştırarak, maliyet performans endeksimizi belirleyebiliriz (CPI/MPE).
Bu performans analizinin bize kazandırdığı başka bir değer de; belirlediğimiz performans değer ve endekslere göre, proje bütçesinin işin sonunda ne kadar ± değerde değişeceğini belirleyebilmektir.
Projelerde performans ölçümü; proje yöneticilerinin önünü doğru görmesini ve hedefe varmada eksiklerini görmesini sağlayan, şeffaflık etik ilkesini en iyi şekilde yerine getirebilen bir yöntemdir. Bu yöntem ile, hem aktivite bazında hem de proje genelinde, proje ekibinin bulunduğu noktadan sonraki yol haritasını başarıyla tamamlaması mümkün olacaktır.