PROJELERDE İHALE VE SÖZLEŞME YÖNETİMİ



2000’li yılların başından beri, kurumların kendi hedef çalışma alanlarına dönmesi ile; kurumu ayakta tutabilmek için gerekli olan diğer hizmetleri dışarıdan alımları sonucu, “Outsource” kavramı hayatımıza girmiştir. Günümüze kadar gelişerek devam eden ve oldukça yayılan “Tedarik” yönetimi ile hizmet almak projelerin vazgeçilmezi olmuştur.
Tedarik hizmetinin başarıyla tamamlanabilmesi; Doğru tedarikçi firmanın, doğru zamanda, doğru yerde olmasını ve doğru işler çıkarmasını sağlamakla mümkündür. Bunu gerçekleştirebilmek için, sırasıyla aşağıdaki adımları yerine getirmekle mümkündür:
A. Planlama Süreci
1- Tedarik yönetiminin ilk ve önemli aşamalarından biri; projenin kapsamına bakarak, dışarıdan alınacak malzeme ve hizmetlere karar vermektir. Kurumun onayladığı bütçe ve çalışacak insan kaynağı durumuna göre, dışarıdan temin edilecek malzeme/yüklenici kaynağına (resource) karar verilmelidir.
2-Tedarik edilmesine karar verilen kaynaklar için (insan, yüklenici, malzeme, hammadde, ekipman, makine) kapsamlı tanımlama ve iş tarifi yapılmalıdır.
3- Projenin iş programına göre; her bir kaynak için, daha önceden edinilen hizmet alım süresi tecrübesine göre, tedarik programı oluşturulmalıdır (teklif tarihi, sözleşme tarihi, ürün teslim alma tarihi vbg.).
4- Dışarıdan temin edilecek mal ve hizmetlerin her biri için, sözleşme tipine (birim fiyatlı, götürü bedel vbg.) karar verilmeli, ihale dosyasına dahil edilmek üzere taslak sözleşme hazırlanmalıdır.
5- hale dosyasında yer almak üzere; her bir tedarik edilecek kaynak için, değerlendirme kriterleri belirlenmelidir. Ön yeterlilik süreci olup olmayacağına da ayrıca bu süreçte karar verilmelidir.
6- Tüm hazırlanan dokümanlarla birlikte; ihale şartlarının da içinde yer aldığı, her bir tedarikçi için teklif almak için davet mektubu hazırlanmalıdır.

B. Yürütme Süreci
7. İhale dosyasını gönderebilmek için, kurum tedarikçi listesi içinden ya da belirlenen yeni tedarikçilerden, tedarikçi gönderim listesi oluşturulmalıdır.
8. Planlama sürecinde hazırlanan davet mektubu ve diğer dosyalar, tekliflerin alınması amacıyla, eş süreçte tedarikçilere gönderilmelidir.
9. Teklifleri almadan önce; tüm tedarikçilere eş bilgi paylaşımında bulunmak ve anlaşılmayan bir nokta kalmaması adına, teklif istenen tüm tedarikçilerle farklı zamanlarda toplantılar düzenlenmelidir.
10. Davet mektubunda belirtilen tarih ve saatte, tüm teklifler alınmış olmalıdır.
11. Davet mektubunda belirtilen seçim kriterlerine uygun puanlama sistemi oluşturularak, alınan tekliflerin değerlendirilmesi yapılmalıdır (ağırlıklı/matris/birim fiyat/miktar vbg.)
12. Revize tekliflerin alınması için, yapılan değerlendirmelerin sonuçları, tedarikçilerle yüz yüze görüşülmelidir.
13. Belirtilen tarih ve saatte; tüm tedarikçilerin aynı kapsama teklif verdiğinden emin olarak, revize teklifler alınmalıdır.
14. Ön yeterlilik, ilk teklif ve revize teklif süreçleri ile tedarikçinin sürece uyumu ve özeni de değerlendirilerek, bütçenize uygun pazarlık müzakereleri yapılarak firma seçimi yapılmalıdır.
15. İhale dosyasında taslak olarak gönderilen sözleşme üzerinde; seçilen firma ile yapılan görüşmeler ile hukuk ve finans yönünden de gerekli düzenlemeler yapılarak, sözleşme sonlandırılmalı, işveren ve tedarikçi ile birlikte karşılıklı imzalanmalıdır.

C. İzleme & Kontrol Süreci
16. Tedarikçinin performansı; yapılan sözleşmeye göre aşağıdaki başlıkların sağlanabilmesi için, izlenmeli ve kontrol edilmelidir:
 Proje Planının Gerçekleştirilmesi
 Performans raporlama
 Kalite kontrol
 Değişiklik kontrolü
17. Tedarikçinin proje yönetim planına ve sözleşme şartlarına göre, kapsam/iş programı/bütçe hedefleri dahilinde işini yapıp yapmadığı, gerekli kaynakları sağlayıp sağlamadığı birebir kontrol edilmelidir.
18. Tariflediğiniz iş kapsamına göre, teslim etmesi gereken ürün ya da hizmeti; istenilen özelliklerde, beklentinizi sağlayacak şekilde ürettiğini, imal ettiğini ve montajını tamamladığını işin sorumluları aşama aşama kontrol etmelidir.
19. Tüm yapılan kontrollerin sonuçları ve ölçümleri, periyodik raporlar ile belgelendirilmeli ve üst yönetime sunulmalıdır.

D. Kapatma Süreci
20. Sözleşme konusu ürün ya da hizmetin, tam ve doğru olarak elde edildiğinden emin olunmasına ve açık kalan herhangi bir konu olup olmadığına yönelik çalışmalar tamamlanmalıdır.
21. Her tedarikçi ile ilgili tüm dokümanlar arşivlenmeli ve kayıt altına alınmalıdır (Sözleşme, gerçekleşen iş programı, sözleşme değişiklikleri, yazışmalar, performansı raporları, finansal kayıtlar, teknik dokümantasyon vbg.).
22. Tedarik sürecinde; tedarik planlamasından sözleşme yönetimine kadar sistematik olarak gözden geçirilmeli, bir sonraki projeler için ders olması amacıyla olumlu ya da olumsuz durumlar yazılı olarak kayda alınmalıdır (Lessons Learned).
23. Kapsama göre tüm eksiklerin tamamlanmasıyla birlikte, sözleşme yönetiminden sorumlu kişi veya kurum, tedarikçiye sözleşmenin tamamlandığını yazılı bir sonuçla bildirmelidir.