PROJELERDE DEĞİŞİKLİK VE VERSİYON YÖNETİMİ



Projeler; süreç içerisinde, gerek müşteri ihtiyaçları gerekse kapsam onayından sonra mutlaka değişiklik isteklerine maruz kalır. Tüm paydaşlardan, ürün ya da hizmetin tanımını etkileyen, proje sürecinde yapılacak işleri değiştirebilecek, majör ya da minör değişiklik istekleri gelebilmektedir.
Bu değişiklik isteklerini her şeyden önce, yazılı olarak almak önemlidir. Sözlü değişiklik istekleri, proje ekibi tarafından kabul edilmemelidir. Ayrıca, teknik bir zorunluluk olmadıkça, proje ekip üyelerinden de değişiklik isteği gelmemelidir. Herhangi bir paydaştan gelen yazılı değişiklik isteği, proje yöneticisi ya da proje liderlerine iletilmelidir. Yürütme sürecinde çalışan kaynaklar, sahada veya atölyede çalışan mavi yaka personel, değişiklik talebini almamalı ve dinlememelidir.
Proje yöneticisine ya da proje liderlerine iletilen değişiklik istekleri, proje ekibi tarafından masaya yatırılmalı, özellikle baseline sürecinden sonra gelen majör değişiklikler için etki analizi yapılmalıdır. Majör değişiklik (Kapsam değişikliği), kapsamı büyük ölçüde değiştiren ve süre ya da maliyet hedeflerinde büyük etki yapan değişikliklerdir (İş kırılım yapısına, ana iş kalemi veya iş paketi eklemek vbg.). Minör değişiklik (Basit değişiklik) ise, kapsama etkisi büyük olmayan, aktivite içerisindeki herhangi bir eşdeğer kaynak ya da malzeme değişikliği olarak düşünülebilir. Süre ve maliyet etkisi çok düşüktür.
Etki analizi; hangi boyutta değişiklik olursa olsun, proje yönetim üçgeni çerçevesinde, kapsama bağlı olarak süre/maliyet/kalite hedefleri açısından değerlendirilmelidir. Değişikliği; etki analizi sonucuna göre,

 Proje Yöneticisi (Hedeflerde önemli bir değişiklik yoksa)
 Proje Sponsoru (Hedeflerin herhangi birinde önemli bir değişiklik varsa)
 Değişiklik Kontrol Komitesi (Önemli ve kritik proje ya da programlarda)

onaylayabilir.

Değişiklik yönetimi sürecinde, entegrasyonu sağlayabilmek adına, proje yönetici ve proje liderlerinin sağlaması gereken en önemli şey “Versiyon Yönetimi (Configuration Management)” dir. Onaylanan değişiklik sonrası, sadece etkilenen hedefle ilgili planlar değil, bundan dolayı etkilenen tüm yönetim planları kontrol edilmeli ve güncelleştirilmelidir. Özellikle kapsam ya da ihtiyaçlarla ilgili talep edilen ve onaylanan değişiklik; tüm bilgi alanı yönetim planlarını ve ilgili proje dokümanlarını etkileyeceğinden, proje ekibi tarafından, gerek bir proje yönetimi yazılımı üzerinden, gerekse bilgisayar programları üzerinde mutlaka izlenmeli ve gereken adımları değiştirilmelidir. Güncelleştirilen tüm proje yönetim planı dokümanları, sponsor/yönetim tarafından mutlaka onaylanmalıdır. Onaylanmayan planlar, proje sonunda performans ölçümü açısından değer görmezler.
Versiyon yönetiminin bir başka ve önemli amaçlarından biri de, güncelleştirilen planlara farklı bir versiyon numarası vermek ve tüm ilgili paydaşlarda son versiyonun olmasını sağlamaktır. Planlama sürecindeki paydaşlarda farklı versiyon, uygulama sürecindeki işgücü kaynaklarında farklı versiyon olması, proje yöneticisi ve ekibinin başarısızlığına ve dolayısıyla da ortaya istenmeyen bir ürün/hizmet/sonuç çıkmasına neden olacaktır. Versiyon Yönetim Planında, bu sürecin nasıl yönetileceği, kimlerin sorumlu olduğu ve versiyon numarasının nasıl verileceği mutlaka belirtilmeli ve onaylatılmalıdır.