PROJELERDE RİSKLER NASIL BELİRLENMELİ?

Proje hedeflerinin gerçekleşmesinde, başarılı ya da başarısız sonuçlanmasında en etkili faktör proje riskleridir. Her aşamada karşımıza çıkabilecek olumlu (fırsat) ya da olumsuz (tehdit) problemler, mutlaka yönetilmeli ve her bir belirlenen risk için sorumlu atanmalıdır.
Risklerin belirlenebilmesi için en önemli şey tecrübedir. Çünkü yaşanmayan bir problem tanımlanamaz. Daha önceki projelerde yaşanılmış, görülmüş ve tecrübeyle tanımlanabilen risklerin olup olamayacağı konusunda öngörüde bulunabilir. Hiç yaşanmamış ya da aklımıza bile gelemeyen problemlere “belirsizlik” adını veriyoruz. Dolayısıyla riskler, yaşanmış, nasıl bir etki yaratacağı öngörülen, sadece ne zaman olacağı tam olarak bilinemeyen problemlerdir(known-unknown).
Projelerde riskleri belirlemek, proje ekibinin sorumluluğundadır. Her bir proje lideri; sorumlusu olduğu ana iş kalemi bazında, detaylı kırılımlara inerek daha önce yaşamış olduğu riskleri yazılı doküman haline getirir. Sonrasında tüm ekip bir araya gelerek, beyin fırtınası yöntemiyle tüm listeyi değerlendirir. Herkes, sorumluluğunda olsun ya da olmasın projedeki tüm risklerle ilgili görüşlerini paylaşır. Bunu yaparken, elimizde iki doküman olması önemlidir:

 İş Kırılım Yapısı (Proje kapsamının iş paketi bazında detaylandırılmış hiyerarşik kırılım dokümanı)
 Risk Kırılım Yapısı (Kurum ya da proje bazında, Ishikawa diyagramı ile oluşturulmuş, ana problemden en alt seviyeye probleme kadar nedenleri gösteren hiyerarşik kırılım dokümanı)

Proje yöneticisi ve proje liderleri, bu iki dokümanı çarpraz kontrol yaparak, riskleri atlamadan belirlemelidir. Özellikle olumsuz riskleri belirlerken, ekibinizde olaylara negatif bakan ve en küçük bir problem olasılığını bile atlamayan ekip üyesinin olması faydalıdır. Bazen bundan bir şey olmaz dediğiniz çok ufak problemler bile, bir projenin başarısızlığına neden olabilir.
Riskleri belirlerken, ekibin daha önce karşılaşmadığı problemleri belirlemek amacıyla, kurum içi ya da kurum dışındaki uzmanlara danışmak en iyi yoldur. “Uzmanların konsensüsü” farklı uzmanlardan aldığımız bilgileri değerlendirme yöntemidir.
Riskleri belirlemek sadece adını belgelemek anlamına gelmez. Bir problem belirlemek, aynı zamanda onun olasılığını ve projeye etkisini belirlemeyi de gerektirir. Dolayısıyla, riski belirleyen ekip üyesi ya da ekip üyeleri; aynı anda, o riskin olma olasılığını ve riskin olması durumunda, proje üzerinde yaratacağı etkiyi, niteliksel ya da niceliksel olarak belirlemek durumundadır.
Riskleri yönetirken, en önemli kriter, olasılık x etki çarpımı sonucunda oluşan “risk skoru” dur. Bu skorun değerine göre, riskler aşağıdaki kategorilere ayrılır:

 Risk takip edilmez
 Risk takip edilir ve önlem atanarak yönetilir
 Riske, yüksek olasılıkla olacağı kabul edilerek önlem alınır ve iş listesine eklenir

Riskler proje süresince izlenmesi ve takip edilmesi gereken, canlı varlıklardır. Bir riski ortadan kaldırdığınızda, yönetmeniz gereken yeni bir risk doğabilir. Ya da atadığınız önlem ile riski tamamen ortadan kaldıramadığınız için, bu riski sürekli izlemeniz ve etkisini azaltmaya çalışmanız gerekebilir.