PROJELERDE BAŞLATMA VE KAPATMA SÜREÇLERİ

Her projenin geçici bir girişim olduğunu, bir başlatma noktasının ve bir de bitiş noktasının olması gerektiğini hepimiz biliyoruz. Bu yaşam döngüsünde; genel proje uygulamalarında, nedense tüm sektörler, sadece planlama, uygulama ve kontrol süreçlerini önemseyip, başlatma ve kapatma süreçlerinin hiç önemi yokmuş gibi davranmaya yıllardır devam ediyorlar. Oysa ki projenin başarısı için, doğru başlatılması ve doğru kapatılması çok önem taşımaktadır.

A. Proje Başlatma Süreci
Başlatma süreci; fizibilite süreci sonunda hazırlanan rapora göre, proje girişimi ya da yatırımının, fon sağlayacak kurum (yönetim kurulu) ya da kişi (sponsor) tarafından onaylanması ve “proje yapılsın” kararıyla başlar. Kararın açıklanmasıyla birlikte ilk yapılacak adım, projenin başından sonuna sahibi olacak proje yöneticisinin atanmasıdır.

Proje yöneticisinin atanmasıyla birlikte; sponsor, yöneticinin projenin sorumlusu olduğunu, onun arkasında olduğunu ve onun desteklenmesi gerektiğini vurgulamak için, bir duyuru yapar ya da “Proje Başlatma Belgesi (Project Charter)” yayınlar. Proje başlatma belgesi; proje yöneticisi tarafından, fizibilite sürecinde elde edilen, müşteri ihtiyaç ve beklentilerinin yer aldığı, fayda-maliyet analizinin de yapıldığı belgeler (iş gerekçesi, sözleşme, kurumsal prosedürler vbg.) göz önünde bulundurularak hazırlanır. Proje yöneticisi bu dokümanı hazırlarken, projede yer alacak tüm paydaşları (stakeholder) da belirlemeli ve gerekirse, paydaşlarla da görüşerek dokümanı sonlandırmalıdır.

Proje sponsoru, proje başlatma belgesini yayınlamadan önce, proje yöneticisi dilerse, “Proje başlama vuruşu toplantısı (Kick-off)” yaparak, paydaşların görüşlerinin eksiksiz alınmasını sağlayabilir.

Proje başlatma belgesi, projenin sözleşmesi niteliğindedir ve proje sürecinde çıkabilecek problemlerde, bakılacak en önemli dokümandır. Proje yöneticisinin gerektiğinde, planlama sürecinde yapabileceği değişikliklerin nedenlerini de garanti altına almasını sağlar. Bu dokümanda olması gereken bilgiler:

 Projenin Adı
 Özetle projenin konusu
 Ürün tanımı
 Projenin yapılma nedeni (İhtiyaç)
 Projeden beklenen faydalar
 Varsayımlar & Kısıtlar
 Başlıca üst seviye riskler
 Kritik başarı faktörleri
 Başlıca kaynaklar
 Proje Sponsoru ve Proje Yöneticisi adı ve imzası

B. Proje Kapatma Süreci
Kapatma süreci, ürün ya da hizmet teslimatlarının, müşteri beklentilerini ve ihtiyaçlarını tam anlamıyla karşılamasının ekip tarafından doğrulanması ve onaylanması sonucunda başlar. Faz ya da ara teslimatlarda da aynı kabulün yapılması gereklidir.

Teslimatların ekip tarafından doğrulanmasının ardından, müşteri/iş sahibi davet edilerek, kapatma sürecinin ilk adımı olan “resmi kabul” gerçekleştirilmeli ve tüm ihtiyaç ve beklentilerin karşılandığına dair, onaylı resmi kabul yazısı alınmalıdır. Bu yazı, iş bitirme belgesi ile aynı kapsamda değildir.

Resmi kabul yapıldıktan sonra ikinci adım, projenin başında müşteri ile yapılan sözleşmenin kapatılmasıdır. Özellikle dış müşteri ile yapılan sözleşmelerde, bu işlemler çok önemlidir. Sözleşme ile belirlenen nakit ödemenin alınması, verilen teminat mektubunun geri alınması ve garanti süreci işlemlerinin tamamlanması bu süreçte yapılmalıdır.

Ekibi projeden ayırmadan önce, tamamlanması gereken son adım “Öğrenilmiş Dersler” dokümanının tamamlanması ve arşivlenmesidir. Projenin başından sonuna kadar, tüm ekip üyeleri tarafından not alınan “olumlu ve olumsuz neler öğrendik” bilgileri, tarihsel bilgi olarak değer görecek bir doküman haline getirilerek proje arşivine kayıt edilir.

Tüm dokümanlar proje arşivi olarak kayıt altına alındıktan sonra, proje yöneticisi;
 Ekip üyelerinin bireysel performans değerlendirmelerini yapar
 Tüm ekip üyelerine topluluk içerisinde teşekkür eder
ve projedeki görevlerini sonlandırır.

Başlatma ve kapatma süreçleri doğru yapılan projelerin, başarıyla tamamlanma olasılığı daha yüksektir.